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3 passi per l’ufficio stampa programmato

Lascio questo blog sconfinare nelle PR per dire che programmare un comunicato stampa è possibile. Gratis, con tanto di contenuti multimediali al seguito. E, pure, un paio di tweet. Mettendo assieme tre strumenti offerti nel web un addetto stampa può informare i suoi contatti anche stando in ferie. Naturalmente sarà a disposizione dei colleghi che chiameranno per maggiori informazioni o contatti, così come verificherà che tutto fili liscio, ma eviterà di imbastire il comunicato a metà mattina in un giorno in cui l’ufficio è chiuso, mentre il resto della famiglia è a sciare o prendere il sole in spiaggia.

Aspettando una completa rivoluzione che porti tutti, giornalisti e uffici stampa, a informarsi solo con social e feed, l’e-mail rimane il canale ufficiale e centrale nell’attività del comunicatore. Posto che durante le ferie il vertice dell’azienda o dell’istituzione non dovrebbe avere notizie impreviste da diramare, partiamo ricordando che un comunicato stampa ‘come si deve’ ci deve essere (lettura consigliate nel sito di Luisa Carrada), interessante anche se ‘freddo’. Come ‘programmarlo’, dunque, affinché si spedisca da solo?

Dopo un paio di test ho preferito Boomerang, un’estensione per i browser Firefox, Chrome e Safari. Si usa con Gmail. Una volta installata, Boomerang apparirà nel messaggio di posta elettronica da inviare con questa nuova barra sotto al pulsante ‘invia’.

boomerang

Spuntando la casella e scegliendo le opzioni preferite è possibile inviare nuovamente il messaggio ai destinatari che non hanno boomerang_2risposto, che non l’hanno aperto o che non hanno cliccato sul nostro link. Ma questa è un’opzione adatta al marketing più che all’ufficio stampa. Qui mi interessa il rosso ‘send later‘ e il conseguente menu con tutte le opzioni, rapide o dettagliate, per programmare il proprio invio. Occorre tenere presente che la versione gratuita di Boomerang permette di inviare dieci messaggi al mese e che il limite massimo è di 100 destinatari.

Passiamo agli allegati. Sappiamo che alcune redazioni filtrano la posta in entrata in modo drastico, ad esempio cestinando i messaggi con pesanti foto allegate. L’esigenza attuale, però, per un efficiente e multimediale ufficio stampa è corredare la notizia anche con del materiale video utile a radio e tivù. Bisogna caricarlo da qualche parte e farlo scaricare da un link. In mancanza di server aziendali e strumenti dedicati preparati dai tecnici, il mio consiglio è sfruttare Google Drive sia per le foto che per i video, condividendo il link e mettendolo in evidenza sia nel comunicato che nel corpo dell’e-mail. Ecco la finestra di Drive dove consentire a chi possiede il link di accedere al contenuto.

driveInfine, i social media. Anche qui uno strumento gratuito, tra i tanti disponibili. Con Hootsuite posso gestire più canali social per più clienti. La versione gratuita ha un limite, ma consiglio più account free associati a diverse email piuttosto che pagare e rischiare fastidiosi scambi di identità, inviando dall’account della parrocchia la foto dello spettacolo al night club. Tanto per essere chiari. Incidenti simili sono già stati sperimentati da colleghi, con difficili e lunghe operazioni per rimediare a valle. Hootsuite offre una piattaforma nel browser, dalla quale monitorare account, liste, parole chiave, ma soprattutto programmare i messaggi futuri. Se, come dovrebbe essere, il comunicato è programmato per uscire nel web e poi essere diffuso via e-mail, è dunque interessante completare l’opera con un tweet programmato (attenzione: evitare tweet programmati su temi controversi per rischio valanghe).

hootsuite

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